小さな領収書、現金払いのコンビニのレシートなどは、スキャナーで読み取って自動的に会計ソフトに年月日や金額まで自動的に入力できてしまうシステムも出てきました。
が、まだまだレシートをどっさりため込んで、後でまとめて手作業で経理、集計する方もいらっしゃいますね。
そのようなシンプルな手作業について言及してみました。
場所の確保
まずレシートを分け、山にするための、デスク上などの場所を確保してください。
マスクをする
小さなレシートといえど、紙質や印字材料により、又は長期間放置している場合、室内でガサガサすると、埃っぽくなりせき込む可能性があるので、マスクをすることをお勧めします。
風でレシートが飛ばされる心配がなければ、窓を開けるのも有効ですね。
広げる、外見だけそろえる
レシートが、たたんであったらすべて広げます。
形が似ているものごとに分けてください。
まず、内容はともかく、紙の輪郭を取り戻し、上下をそろえて、紙上に記載されていることがスムーズに一覧できるように整える段階です。
Aタイプ 支払の相手先ごとに分ける場合
相手先、支払先ごとに分けます。この時点ではまだ年月日は見ないで結構です。
レシートの形が整いスッキリ感が出てきます。
そのあと年月日を見て、大きな金額、消費税の非課税(消費税の原則課税の納税義務者の場合）などを注意深く見ながら、日付け順に並べて行く。
計算期間に関係ないレシートは、はじく。
次年度の場合、鉛筆などで直に又は付箋で、“２０１９年用”などと、すぐわかるように何らかの目しるしをしておくと後で助かります。
Bタイプ 月ごとに分ける場合
支払先でなく、年と月を見て、月ごとにする。
レシート一枚一枚見て月ごとに分ける。まだ日にちにはこだわらず、年と月をしっかり見る。Aタイプと同様、計算期間に関係ないレシートは、はじく。
月ごとならば、置く位置に秩序を。
目前のデスクなどに対し、左から１月、２月、３月・・・ 又は右から１月２月３月・・・と、やはり秩序だって位置取りしていく方が後でわかりやすいです。
その後大きな金額、消費税の非課税などを注意深く見ながら、日付け順に並べて行く。
これで整理は終了です。
とりあえずのまとまりを、ホチキスで左上あたりに、止めます。
やっとこれで本番の集計、ﾊﾟｿｺﾝ入力などの作業に入れます。
＊レシートのありようによって、より効率的だと思うやり方を模索しながら進めることになります。もっともこれが一番効率的、としっくりくる頃には作業は大詰めに差し掛かっているでしょう。